руководство пользователя
ALIS WEB формат BELMARC
ООО Научно-производственная фирма
“ИНЕАК”
Автоматизированная библиотечная
система ALIS-WEB
Руководство
пользователя
на 73 листах
Минск
2014
Содержание
Аннотация……………………………………………………………4
Общие сведения о программном
пакете………………… ...4
Работа с каталогом…ALIS WB……………… …………
….. ..7
-
простой поиск
7
-
расширенный поиск
10
-
отбор записей читателей из ЭК 12
Поиск документов в
сводном электронном каталоге (СЭК). .15
Каталогизация…………………………………… ……………...
19
-импорт записей из
СЭК
19
- импорт записей из
областного каталога 21
- создание новой
библиографической записи (БЗ)
21
- создание записи на
статью
24
- создание записи из
сборника 24
- создание записи по
краеведению 24
- создание новой
записи на основании существующей
26
- редактирование
библиографических записей
27
Комплектование………………………………… ……………
…28
- подготовка новых
библиографических записей
28
- создание
сопроводительного документа 28
- регистрация новых
поступлений 30
- ввод и регистрация
ретроспекции
34
- блокирование/
разблокирование сопроводительного 35
Документа
Списание 37
- создание акута на
списание
37
- утверждение акта
на списание. Блокирование/разб-
локирование акта на
списание 39
Перемещение
документа
40
Заказ документа
40
Формирование и
печать выходных документов 44
Печать
библиографической карточки 44
Печать выходных
документов по поступлению 46
- акт путевка
- ведомость учета
-контрольная
ведомость
- расчет с
бухгалтерией
Выходные документы
по списанию
Выходные учетные
документы
- ведомость
списанных документов
-инвентарная книга
-итоги движения
фондов
-итоги по целевому
назначению
- учет фондов
- учет фонда
АННОТАЦИЯ
Настоящий документ
представляет собой руководство пользователя по эксплуатации комплексов задач
автоматизированной библиотечной информационной системы АLIS - WEB (далее по
тексту - пакет).
Руководство
пользователя содержит подробные инструкции для работы библиотечных специалистов
в процессе эксплуатации библиотечного пакета.
ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ О ПАКЕТЕ ALIS - WEB.
Пакет ALIS
– WEB разработан в соответствии с принятыми республиканскими и международными
стандартами по библиотечному делу и информационным технологиям и нормативными
документами Министерства культуры республики Беларусь.
ALIS – WEB предназначен для функционирования в
INTERNET-INTRANET технологиях и реализован с использованием
MySQL.
Система обеспечивает:
-
создание библиографических
записей документов в BELMARC формате
-
создание и функционирование
WEB –каталога
-
взаимодействие со сводным
каталогом библиотек Республики Беларусь
-
импорт записей из
национальной базы данных авторитетных записей (БД AUTHORITIES)
-
возможность подключения к
системе корпоративной каталогизации
-
обслуживание пользователей
(читателей библиотеки)
Функциональные
возможности ALIS – WEB:
n
Заказ документов и Подписка
периодических изданий;
n
регистрация поступлений
документов;
n
списание и перемещение
документов
n
инвентарный и суммарный
учет фондов;
n
каталогизация всех видов
документов и статей;
n
формирование и печать
выходных документов;
n
формирование и ведение
каталогов;
n
регистрация и
перерегистрация читателей и ведение
БД “Читатель”;
n
обслуживание читателей в
структурных подразделениях библиотеки;
n
межбиблиотечный абонемент;
n
статистика по фондам,
читателям и книговыдаче;
n
сервисные и
администраторские функции.
С полным текстом Руководства пользователя можно ознакомится в центральной библиотеке.
Работа с каталогом ALIS WEB
Web-каталог функционирует в двух режимах: ”простой поиск” и “расширенный
поиск”.
При формировании
поискового образа заглавные и строчные буквы не различаются.
Простой поиск
Поисковый экран
имеет несколько строк: верхняя строка — используется для заполнения значений
поисковых элементов; нижняя правая строка используется для выбора поисковых
элементов из выпадающего меню; нижняя левая строка — для выбора раздела электронного
каталога. По умолчанию в левой и правой строках установлено значение «Все». В
этом случае поиск будет производиться по всем разделам каталога и по всем элементам библиографической записи.
При отсутствии значения в запросной строке (строка НАЙТИ — пустая) (Рис.1) будет
показано количество записей в каталоге, а при выборе конкретного раздела каталога
- количество записей в этом разделе.
Рис.1
Для конкретизации
поиска необходимо выбрать раздел каталога (Например — Каталог или Статьи и
т. д.) и элемент поиска. (Например — Автор или заглавие и т.д.) .
Выберите раздел каталога и элемент библиографической
записи для поиска, поисковые термины введите в строку "Найти".
Например: Раздел – книги
Поисковый элемент Автор
Значение поискового элемента - Ананьев
Для начала поиска нажмите левой кнопкой мыши
на экранную кнопку “Искать” (Рис.2).
Если значение поисковых терминов по
выбранному поисковому элементу содержит несколько слов, то всю фразу берите в
кавычки.
Например: Поисковый элемент -Заглавие.
Значение поискового элемента - “Война и мир”
При отсутствии кавычек поиск будет
осуществляться по логической функции ИЛИ,
т.е. будут найдены все записи, содержащие хотя бы одно из поисковых слов Война
или мир. Функция ИЛИ используется для получения
записей, содержащих любой из перечисленных в запросе термин.
Для уточнения результатов поиска
используйте функцию «пересечения» одноименных элементов библиографической
записи И. Для формирования поискового образа таких документов перед каждым поисковым
словом ставьте пробел + .
Например:поиск по нескольким ключевым
словам: +Право +Беларусь
При этом найдутся все записи, каждая из
которых содержит оба эти ключевые слова (606, 610 поля)
По нескольким авторам: +Ильф +Петров.
При этом найдутся все записи, каждая из которых содержит ФИО обоих авторов
(700,701 поле) (Рис.3)
.
Рис. 3
Для
осуществления поиска с использованием логической функции НЕ ставьте пробел - перед поисковым словом,
которое должно игнорироваться при поиске.
Например в заглавии: “Бухгалтерский
учет” –“в торговле”. При этом найдутся все записи, содержащие в заглавии
бухгалтерский учет…..кроме торговли (Рис.4).
При использовании разных логических
операторов И ИЛИ НЕ с разными
элементами библиографической записи (не одноименными) выбирайте раздел
каталога, а в строке элементов поиска устанавливайте значение ВСЕ, т. е.
Поиск будет вестись по все элементам библиографической записи.
Расширенный поиск
В этом режиме возможен поиск в
каталоге одновременно по двум или трем элементам, значения которых записываются в
отдельные строки. Выбор элементов для поиска производится из выпадающих списков
в каждой строке.
Поиск может осуществляться как по
разделам каталога, так и во всем каталоге.
В режиме “Расширенного поиска” заданные значения поисковых элементов между строками связываются логической операцией
И, что ведет к уточнению поиска и
уменьшению количества найденных записей.
Например: Автор Пушкин
Заглавие
Поэмы
Год
издания 2007 (Рис.5)
Рис.5
В этом режиме
возможно формирование сложного запроса по И ИЛИ
И — значение между
строками
ИЛИ — значение внутри
строки
Например: автор – Пушкин Гоголь
Заглавие – повести
год издания 2008. (Рис.6)
Результатом такого
поиска будут все повести Пушкина или Гоголя,
изданные в 2008году.
Рис.6
Результатом поиска в обоих режимах (простом и расширенном)
является список найденных библиографических записей (Рис.7).
Рис.7
Просмотр полной библиографической записи производится щелчком левой
клавиши мыши на значок РАСКРЫТЬ ЗАПИСЬ
(Рис.7), после чего откроется экран, отображающий основные элементы выбранной
записи (Рис.8).
Рис.8
Ниже раскрытой библиографической
записи приведены структурные подразделения, где находится документ, количество
экземпляров и Ссылки на другие библиографические записи. При выборе любого из
приведенных значений в ссылках осуществляется поиск в ЭК и получение нового списка
библиографических записей, в которых присутствует выбранное значение
Отбор записей читателем из ЭК
В читательском ЭК произведите
поиск нужных документов (Рис.9). Из полученного списка можно отберите
библиографические записи в папку.
Записи помещаются в
папку щелчком левой кнопки мыши по значку
. Записи, помещенные в папку, можно
распечатать, сохранить в файл или переслать по заданному Вами адресу
электронной почты, а также заказать. Эти функции осуществляются при нажатии на
соответствующие экранные кнопки, находящиеся в левой верхней части экрана.
Кнопки будут отображены, как только в папку будет перемещена хотя бы одна
запись Для очистки содержимого “Моей папки” следует щелкнуть левой кнопкой мыши
на экранную кнопку “Очистить”.
. Записи, помещенные в папку, можно
распечатать, сохранить в файл или переслать по заданному Вами адресу
электронной почты, а также заказать. Эти функции осуществляются при нажатии на
соответствующие экранные кнопки, находящиеся в левой верхней части экрана.
Кнопки будут отображены, как только в папку будет перемещена хотя бы одна
запись Для очистки содержимого “Моей папки” следует щелкнуть левой кнопкой мыши
на экранную кнопку “Очистить”. 
Рис. 9
Форма списка папки приведена на Рис.10. Для его получения нажмите на
закладку ПЕЧАТЬ ПАПКИ
Для заказа документа читателем библиотеки необходимо произвести
регистрацию – укажите ФИО, номер читательского билета (пароль). Отберите нужный
документ из ЭК, поместите в папку, нажмите на закладку ЗАКАЗАТЬ, укажите структурное подразделение, в котором
хотите получить документ. Нажмите ОК . Получите сообщение о заказе или
отказе(Рис.11).
Рис.11
Выполнение заказа описано в разделе обслуживание читателей.
АРХИВ
В данном разделе рассмотрим наиболее важные этапы по работе с электронным каталогом.
ALIS 2000
|
Поиск можно производить одновременно в
нескольких базах, либо отдельно в выбранной. В левой части экрана выберите
курсором мыши нужную базу и нажмите кнопку ">", таким образом
база будет перемещена в правую часть. Это означает, что поиск будет
производится в выбранной одной базе. Повторите операцию для выбора нескольких
баз. Базы, отраженные в правой части, будут использоваться для поиска. Для
перемещения всех баз из левой части в правую нажмите кнопку
">>".
Кнопки "<" и
"<<" будут перемещать базы из правой в левую часть.
После выбора баз для поиска будут доступны
закладки Поиск и Результаты.
|
Наведите курсор мыши на
закладку "Поиск", в левой части экрана отражен перечень поисковых
элементов, по которым можно производить поиск библиографических описаний в
выбранной базе.
Например, если в поисковом
элементе указан автор, то в строчке ниже необходимо указать 2-3 первые буквы
от полной фамилии нужного автора.
После ввода первых 2-3-х первых букв от
полного названия нажмите клавишу "Enter". В окне слева будет
предложен список документов указанного Вами автора.
Выберите один из предложенных
документов, наведя на него курсор, и переместите его в правую часть при помощи
клавиши ">", либо переместите все при помощи
">>".
После выбора поисковых элементов нажмите
кнопку
 - "Искать". Программа произведет
поиск в базе(ах). Найденные описания будут отражены в закладке
"Результаты". |
Из предложенного списка (результатов
поиска) выберите нужные и переместите их в правую часть экрана.
Выполните необходимые операции при
помощи кнопок, расположенных над правой частью экрана. Производите операции
только для выбранного курсором описания. Исключение - "Печать
результатов", эта операция распечатает все документы, отобранные в
правую часть. Другие операции, к примеру "Справка", будут отражены
только для выбранного. На уровне администратора будет доступна кнопка
"Операции с записями папки ", позволяющая записывать отобранные
описания в другие базы. На уровне пользователя будет доступна кнопка
"Заказать", т.е. заказ выбранного описания.
|
Комплектование и обработка.
|
В данном разделе рассмотрим наиболее важнейшие
этапы по работе с Комплектованием и обработкой.
|
Прежде чем вы начнете ввод нового описания, произведите поиск в базе,
возможно похожее описание уже присутствует, тогда не надо будет его вводить
заново.
В левом верхнем углу выберите элемент для поиска и заполните
рядом стоящие поле. Поиск можно производить при помощи и других элементов
библиографического описания. В левой части окна расположены элементы, по
которым производится поиск в базе. Эти элементы можно заполнять вручную
двумя, тремя первыми буквами от полного названия или полностью ввести
название элемента. Также поисковые поля можно заполнять при помощи словарей
для поиска (словари формируются только по введенным описаниям), для этого на
против поисковой строки нажмите . Заполните строку первыми буквами от
полного названия и нажмите Enter, справочник предложит список похожих по
вводу описаний. Выберите нужное и нажмите кнопку  , для того, чтобы перенести описание из
справочника в поисковое поле, и завершите работу со справочником при помощи
кнопки . После того как вы завершите выбор поисковых элементов, убедитесь что они находятся в нужных полях, нажмите кнопку  , расположенную в правой нижней части
экрана. Если похожих документов в базе несколько, то нажимайте кнопку  для быстрого перехода к похожему по поиску
документу, проделайте тоже самое пока не появится надпись в верхнем правом
углу об отсутствии похожего по поиску документа.Если искомый документ в базе не обнаружен, приступите к созданию нового описания. В других случаях найденный документ можно доукомплектовать либо откорректировать.
|
- "Раскрыть макет",
раскроется заполненный макет с выбранным описанием, либо кнопку
После того как вы произвели поиск и в базе не
оказалось похожего документа, выберите макет для описываемого документа.
Затем щелкните левой кнопкой мыши на значок
 - "Новое описание". Раскроется
незаполненный, выбранный вами макет для ввода нового описания.
В случае, если было раскрыто
существующее описание, в рабочем листе раскрываются только заполненные поля,
их можно корректировать как при помощи справочников, так и вручную. В случае
раскрытия макета существующей записи раскрываются как заполненные, так и
незаполненные поля, открытые для редактирования. После того, как запись была
откорректирована, нажмите кнопку
- "Сохранить", для записи
изменений в базу.
Раскройте найденное описание одним из
методов указанном выше, и при необходимости нажмите кнопку
- "Создать новое на основе имеющегося
описания", будет создано новое описание, либо просто откорректируйте
раскрытое и сохраните. |
Для нового описания раскрывается макет с незаполненными полями, их можно
заполнять как при помощи справочников (для полей отмеченных зеленым цветом,
кнопка
, напротив поля), так и вручную. При
заполнении полей учитываются также и знаки - разделители, которые программа
будет вставлять автоматически в зависимости от описываемого поля. Также при
заполнении макета идет формирование библиографической карточки, поэтому
будьте внимательны при заполнении полей. Созданное описание необходимо
сохранить для дальнейших операций. Кнопка - "Сохранить", служит для
сохранения описания в базе.
После сохранения документа
приступите к его комплектованию.
|
Комплектование запускается нажатием кнопки
 .Начните с создания или закрепления сопроводительного документа.
После того как выбран сопроводительный
документ, можно приступить к созданию распределения документа (книги или др.)
по структурным подразделениям, для этого нажмите кнопку
 - "Новое поступление",
расположенную в правой верхней части. В появившейся форме "Новое
поступление.", оформите распределение документа по структурным
подразделениям
Обратите внимание на заполненный
сверху сопроводительный документ, если новое поступление должно быть
распределено по указанному сопроводительному документу, то приступите к его
распределению, если нет - произведите выход из формы, исправьте ошибки и
повторите операцию.
В графу "Всего" -
заноситься количество распределяемых документов, по мере их распределения в
графе "Остаток" будет отражено количество допустимых к
распределению документов.
В предоставленном списке структурных
подразделений произведите распределение документов (книг или др.) и нажмите
кнопку
-"Запомнить", в результате чего
будет сохранено распределение и документам будут присвоены инвентарные
номера. После чего произведите выход из формы.
После создания распределения по
структурным подразделениям, каждому документу будет присвоен инвентарный
номер, это отражается в правой части экрана.
Инвентарный номер будет в точности
соответствовать введенному значению в счетчике инвентарных номеров, причем
каждое новое поступление, распределенное в структурное подразделение, будет
иметь значение +1. т.е. если в настройках счетчика филиалов было указано 1,
то для первой записи будет присвоено значение 1, для второй 2 и т.д.
Вид инвентарного учета может изменятся в
зависимости от выбранного вида инвентарного номера.
Где 1 - вид документа, Ф. - обозначает
что документ находится в филиале, 12 - инвентарный номер.
Также может быть указан и сквозной счетчик
инвентарного номера по всем структурным подразделениям. 1/Ф12, где 1 -вид
литературы, 12-значение счетчика вида, причем для филиала 2 значение будет
13, для филиала 3 - 14 и т.д. В этом случае устанавливается только Счетчики
видов документов.
Также при помощи создания нового поступления
осуществляется ввод ретроспекции.
После того как выбран
сопроводительный документ, можно приступить к созданию распределения
документа (книги или др.) по структурным подразделениям, для этого нажмите
кнопку
- "Новое поступление",
расположенную в правой верхней части. В появившейся форме "Новое
поступление.", оформите распределение документа по структурным подразделениям
Для создания
ретроспекции:
1.) Проверьте правильность сопроводительного
документа.
2.) Установите значок "Птичка" перед
надписью "Ретроспекция".
3.) Выберите вид учета ретроспекции
(Индивидуальный или количественный). Если количественный, то произведите вид
инвентарного номера.
4.) Напротив каждого (в которые будет
распределен документ) структурного подразделения в графе "Шифр"
укажите инвентарный номер, в графе "Количество" укажите количество
документов, распределенное в это структурное подразделение.
5.) Нажмите кнопку
- "Сохранить", после чего
введенные значения будут сохранены в базе.
6.) Произведите выход из формы.
7.) Возвратившись в форму комплектования,
проверьте ввод ретроспекции.
Ретроспективные записи будут отражены в правой
нижней части формы.
Произведите поиск документа в базе, раскройте
его комплектование, выберите сопроводительный документ либо создайте новый,
войдите в новое поступление и доукомплектуйте документ. Предыдущее
комплектование может идти по одному сопроводительному документу, новое по
другому.
Для замены сопроводительного
документа наведите курсор мыши на инвентарный номер в правой части экрана и
нажмите кнопку
-"Заменить сопроводительный
документ", расположенную в правой верхней части экрана, после чего будет
вызвана форма сопроводительного документа, в ней выберите нужный
сопроводительный документ и закрепите его для новых поступлений, произведите
выход из формы. Будет задан вопрос: Заменить сопроводительный документ? -
Нажмите кнопку "ДА" - если распределение должно быть по выбранному
документу и должно быть перенесено именно в него, либо "НЕТ" - если
вы ошиблись в выборе сопроводительного документа.
Функция используется только при неправильном
выборе сопроводительного документа и для того, чтобы не удалять
распределения, их просто можно перенести в другой.
Для того чтобы удалить запись из
инвентарной книги, наведите курсор мыши на удаляемый элемент (инвентарный
номер), в правой части экрана.
и нажмите кнопку
-"Удалить запись из инвентарной
книги".
В процессе удаления распределения будут заданы
вопросы по удалению.
1.) Удалить запись из инвентарной книги? -
Нажмите "ОК." для удаления, "Отмена" - если не удалять.
2.) Значение счетчика возвращать? - Нажмите
"ДА" - если значения счетчика (инвентарного номера) необходимо
вернуть для присвоения его другой записи, либо "НЕТ" - если
инвентарный номер не должен быть возвращен.
Удаленное
значение вернуть будет нельзя
|
Все данные сопроводительного
документа должны соответствовать пришедшему документу. В графе
"Количество" должно стоять значение всех документов пришедших с
сопроводительным. В графе "Сумма" должно стоять тоже значение, что
и в сопроводительном документе. Чтобы много раз не создавать один и тот же
сопроводительный документ, опишите его один раз, а в дальнейшем просто
закрепляйте его для новых поступлений.
К примеру, по сопроводительному
документу пришло несколько наименований, для этого создается один раз (в
соответствии с пришедшим) сопроводительный документ и закрепляется для новых
поступлений.
Созданный либо выбранный
сопроводительный документ должен быть закреплен для привязки к нему нового
поступления, при игнорировании этой операции все записи (новые поступления)
будут привязаны к первому созданному сопроводительному документу. Чтобы
избежать этого, наведите курсор мыши на нужный сопроводительный документ и
нажмите кнопку
- "Закрепить для новых
поступлений", после чего создаваемое новое поступление будет привязано к
выбранному и закрепленному сопроводительному документу.
Проверьте также закрытие счета, т.к. сопроводительный
документ может быть закрыт для создания для него новых поступлений. Для этого
обратите внимание - при наведении курсора мыши на сопроводительный документ в
конце строки (столбец "Закрыт" ) не стоит ли дата закрытия, если
стоит - сопроводительный документ будет недоступен для создания к по нему
нового поступления.
Для того, чтобы по ошибке не выбрать уже
завершенный сопроводительный документ (выполнено все распределение),
необходимо закрыть счет, тогда программа не допустит использование сопроводительного
документа для привязки к нему новых поступлений. Для этого наведите курсор
мыши на закрываемый для использования сопроводительный документ и нажмите
кнопку
 - "Закрыть счет". После чего
сопроводительный документ будет недоступен для создания новых поступлений.
Повторное действие приведет к открытию
сопроводительного документа для привязки к нему новых поступлений.
Если вы обнаружили ошибку в
сопроводительном документе, вызовите его для корректировки, для этого нажмите
кнопку
- "Корректировка сопроводительного
документа"
. Исправьте ошибки и нажмите кнопку
"Запомнить" для сохранения изменений.
Для того, чтобы произвести
контроль сопроводительного документа, а именно проверить, сколько
распределено и на какую сумму документов, наведите курсор мыши на
сопроводительный документ и нажмите кнопку
- "Контроль", после чего в левой
верхней части экрана в графах "Сумма", "Количество"
проверьте правильность.
Если контроль не верен - проверьте
наличие зарегистрированных для сопроводительного документа распределений.
Для того, чтобы удалить
сопроводительный документ, наведите на него курсор мыши и нажмите кнопку
-"Удалить сопроводительный
документ". После чего будет задан вопрос:
1.) Удалить сопроводительный документ? -
Нажмите "Да" - для удаления, либо "Нет" - для отмены
действия.
2.) Т.к. к сопроводительному документу могут
быть привязаны поступления (распределения) и инвентарные номера, программа
задаст вопрос об удалении и распределений по сопроводительному документы.
Нажмите "ДА" - чтобы удалить и распределения, либо "НЕТ"-
что означало бы наличие распределений без сопроводительного документа,
поэтому при отказе не удаляется сопроводительный документ.
3.) К распределению привязаны инвентарные
номера, при удалении сопроводительного документа и всех связанных с ним
распределений программа также должна удалить и инвентарные номера этих распределений,
поэтому будет задан вопрос об возвращении инвентарных номеров. Нажмите
"ДА" - для возвращения инвентарных номеров для последующего их
использования, либо "НЕТ" - для удаления инвентарных номеров из
базы и тем самым создания промежутка в инвентарном учете.
При удалении
сопроводительного документа будьте очень внимательны и осторожны, удаленный
сопроводительный документ и все связанные с ним распределения вернуть будет
нельзя!!!.
|
Для того, чтобы произвести
списание документа, откройте его распределение (открыть документ в форме
комплектования), затем курсором мыши наведите на распределение (инвентарный
номер), а именно на то распределение, которое необходимо списать, и нажмите
кнопку
-"Списание". Раскроется форма для
оформления актов на списание.
Вверху (название формы "Акты на
списание") вы можете видеть, какое именно распределение будет списано
(инвентарный номер документа). Нажмите кнопку
-"Новый ярлык" и приступите к
созданию акта на списание.
Необязательно создавать каждый раз
новый акт на списание, если документ будет списываться по одному и тому же
акту, то его можно выбирать курсором мыши и закреплять для новых записей.
Для того, чтобы списать документ,
необходимо создать акт на списание. Дата этого акта заполняется автоматически
(по установленной в системе), т.е. тем днем, которым производится
списание.
После того, как акт будет составлен,
нажмите кнопку "Запомнить", тем самым произведите его сохранение в
базе.
Созданный либо выбранный акт на
списание необходимо закрепить для новых записей. Для этого наведите на
созданный либо выбранный акт и нажмите кнопку
-"Закрепить для новых записей",
выбранный акт будет выделен зеленым цветом.
Затем списываемый документ по
выбранному акту, необходимо записать. Для записи списания в акт нажмите
кнопку
-"Записать в акт", после чего
списание будет записано в акт и в форме комплектования распределение будет
выделено красным цветом, а следовательно списано, и при вызове справки о
наличии уже не будет показано наличие списанных документов.
Для того, чтобы по ошибке не
выбрать уже завершенный акт на списание (выполнено все списание для акта),
необходимо закрыть акт, тогда программа не допустит повторного использование
этого (закрытого) акта для привязки к нему новых списаний. Для этого наведите
курсор мыши на закрываемый для использования акт и нажмите кнопку
- "Закрыть акт". После чего акт
на списание будет недоступен для создания для него новых списаний.
Повторное действие приведет к открытию
акта на списание для привязки к нему новых списаний.
Наведите курсор мыши на нужный акт
и нажмите кнопку
- "Корректировка акта на
списание". Раскроется форма для составления акта с заполненными
полями.
После того, как акт будет
откорректирован, нажмите кнопку "Запомнить", тем самым произведите
его сохранение в базе.
Для контроля акта на списание
наведите на него курсор мыши и нажмите кнопку
- "Контроль". В левом верхнем
углу будет отражено состояние акта (графы "Сумма",
"Количество".) При несоответствии проверьте содержание акта.
Для удаления акта на списание наведите
на него курсор мыши и нажмите кнопку
- "Удалить акт на списание".
Будет задан вопрос об удалении акта на списание и всех связанных с ним
документов, подтвердите удаление нажатием кнопки "ДА", либо
"НЕТ" - для отмены удаления.
Удаленный акт
и всех связанных с ним документов вернуть будет нельзя.
|
Наведите курсор мыши на нужное
распределение (выберите инвентарный номер из списка) и нажмите кнопку
-"Перемещение
Для создания нового акта на
перемещение необходимо нажать кнопку
- "Новый ярлык", после чего
заполнить появившуюся форму.
Для того чтобы переместить
документ, необходимо создать акт на перемещение. Дата этого акта заполняется
автоматически (по установленной в системе) т.е. тем днем которым производится
перемещение.
После того как акт будет составлен
нажмите кнопку "Запомнить" тем самым произведите его сохранение в
базе.
Созданный либо выбранный акт
необходимо закрепить для новых записей. Для этого наведите на созданный либо
выбранный акт и нажмите кнопку
-"Закрепить для новых записей",
выбранный акт будет выделен зеленым цветом.
Затем перемещаемый документ по
выбранному акту, необходимо записать. Для записи перемещения в акт нажмите
кнопку
-"Записать в акт", после чего
перемещение будет записано в акт и в форме комплектования уже будет
отсутствовать перемещенное распределение.
Для того, чтобы по ошибке не
выбрать уже завершенный акт (выполнено все списание для акта), необходимо
закрыть акт, тогда программа не допустит повторного использование этого
(закрытого) акта для привязки к нему новых списаний. Для этого наведите курсор
мыши на закрываемый для использования акт и нажмите кнопку
- "Закрыть акт". После чего акт
на будет недоступен для создания для него нового перемещение.
Повторное действие приведет к открытию
акта для привязки к нему новых перемещений.
Наведите курсор мыши на нужный акт
и нажмите кнопку
- "Корректировка акта на
перемещение". Раскроется форма для составления акта с заполненными
полями.
После того как акт будет
откорректирован, нажмите кнопку "Запомнить" тем самым произведите
его сохранение в базе
Для контроля акта на перемещение
наведите на него курсор мыши и нажмите кнопку
- "Контроль". В левом верхнем
углу будет отражено состояние акта (графы "Сумма",
"Количество".) При несоответствии проверьте содержание акта.
Для удаления акта на списание
наведите на него курсор мыши и нажмите кнопку
- "Удалить акт на перемещение".
Будет задан вопрос об удалении акта на списание и всех связанных с ним
документов, подтвердите удаление нажатием кнопки "ДА", либо
"НЕТ" - для отмены удаления.
Удаленный акт
и все связанные с ним документы вернуть будет нельзя.
|
Заказы текущего комплектования.
|
В данном разделе рассмотрим наиболее важные этапы
по осуществлению заказа текущего комплектования.
|
База заказов
|
|
Создание нового заказа
|
После того, как вы произвели поиск
в базе заказов и похожего документа нет, приступайте к созданию краткого
описания нового заказа (журнала). Нажмите кнопку
- "Новое описание".
При наличии похожего описания откройте
макет, либо только заполненные поля, создайте новое, краткое, описание.
Раскройте найденное описание одним из
методов, указанным выше, и при необходимости нажмите кнопку
- "Создать новое на основе имеющегося
описания", будет создано новое описание, либо просто откорректируйте
раскрытое и сохраните. |
Комплектование
|
После сохранения краткого описания в базу заказов войдите в форму
комплектования. Поскольку на данном этапе осуществляется заказ, то в форме
(правый верхний угол) будет подсвечена кнопка
 - "Заказы текущего
комплектования", будет раскрыта форма для осуществления заказа. |
Форма заказов
|
В раскрытой форме заказа(ов), вы можете воспользоваться одним из
следующих методов:
Прежде всего вам необходимо создать
Темплан. Для этого в правой верхней части экрана нажмите кнопку
- "Темпланы" , Будет раскрыта
форма для создания Темплана. Порядок оформления Темплана осуществляется также
как в Списании
документа либо Перемещении
документа относительно Темплана. При заполнении нового ярлыка, не
забудьте заполнить координаты организации, порядок заполнения организации
такой же, как и при работе со справочниками.
Сохраните Темплан и вернитесь в
форму заказов, после чего приступайте к распределению заказа по структурным
подразделениям, кнопка
.
При получении заказа, в правом
верхнем углу отметьте значком "Птичка", напротив слова
"Выполнен" , что заказ получен. Напротив структурных подразделений
поставьте количество полученных документов в структурное подразделение
(столбец "Получено"). После чего свяжите его с комплектованием при
помощи кнопки
. Осуществленный заказ можно
распечатать в выходных формах (Ярлык - "Формы комплектования") |
Подписка на периодику.
|
В данном разделе рассмотрим наиболее важнейшие
этапы Подписки на периодику.
|
Выбор базы.
|
|
Создание/корректировка подписки
|
После того, как вы произвели поиск
в базе заказов и похожего документа нет, приступайте к созданию краткого
описания новой подписки. Нажмите кнопку
- "Новое описание".
При наличии похожего описания откройте
макет либо только заполненные поля, создайте новое, краткое,
описание.
Раскройте найденное описание одним из
методов, указанным выше, и при необходимости нажмите кнопку
- "Создать новое на основе имеющегося
описания", будет создано новое описание, либо просто откорректируйте
раскрытое и сохраните. |
Комплектование
|
После
сохранения краткого описания в базу заказов войдите в форму комплектования
(Кнопка
- "Комплектование"). Поскольку на
данном этапе осуществляется подписка, то в форме (правый верхний угол) будет
подсвечена кнопка - "Подписка на периодику", будет
раскрыта форма для осуществления подписки. |
Темпланы
|
В
раскрытой форме подписки, вы можете воспользоваться одним из следующих
методов:
Прежде всего вам необходимо создать
Темплан. Для этого в правой верхней части экрана нажмите кнопку
- "Темпланы" , Будет раскрыта
форма для создания Темплана. Порядок оформления Темплана осуществляется также
как в Списании
документа либо перемещении
документа относительно Темплана. При заполнении нового ярлыка, не
забудьте заполнить координаты организации, порядок заполнения организации
такой же как, и при работе со справочниками.
Сохраните Темплан и вернитесь в
форму подписки, после чего приступите к распределению подписки по структурным
подразделениям, кнопка
-"Распределение".
При оформлении подписки, не
забудьте оформить подписку на месяцы, т.е. отметить те месяцы, на которые
будет осуществляться подписка, также укажите, при необходимости, цену и
другие необходимые элементы (левая часть экрана)
При получении подписки (получение
журнала в структурное подразделение), в правом верхнем углу отметьте значком
"Птичка", напротив слова "Выполнен" , что заказ получен.
Напротив структурных подразделений поставьте количество полученных документов
в структурное подразделение (столбец "Получено"). После чего
свяжите его с комплектованием при помощи кнопки
. Осуществленную подписку, а также
бланк подписки, можно распечатать в выходных формах (ярлык -
"Бланк - подписка") |
Выходные формы.
|
В данном разделе рассмотрим наиболее важные выходные
формы.
|
В появившейся форме перед тем, как
занести карточку в буфер обмена для последующего вывода на печать, выберите
необходимые особенности печати.
Для печати обратной стороны
карточки выберите 1.) "Отредактированные" - необходимо отметить
"птичкой" в пустом квадрате. 2.) "Обратная сторона".
После того, как все особенности
верны, нажмите кнопку
-"Поместить карточку в буфер обмена".
Программа позволяет сканировать и
печатать несколько карточек, т.е. при занесении документа в буфер можно выйти
из формы печати, отобрать еще один документ, занести и его в буфер , и т.д.,
затем напечатать их все по очереди не производя дополнительных операций.
Для печати карточки необходимо
нажать значок
- "Печать библиографической
карточки".
Кнопка
-"Очистить буфер" произведет
очистку буфера для печати, ее можно использовать после того как находящийся в
буфере документ будет напечатан. Эта команда очищает полностью буфер.
Также можно удалять из буфера и по одной записи, для этого отметьте ненужную
запись и нажмите .
Для завершения работы по печати
карточки нажмите кнопку
Чтобы удалить из списка ненужные
элементы, наведите на них курсором мыши и нажмите кнопку
- "Удалить из списка", ненужные
элементы будут удалены.
Для того, чтобы напечатать
формуляр из формы комплектования, нажмите кнопку
- "Формуляр", будет вызвана форма
для печати формуляров.
Чтобы распечатать находящиеся в
буфере формуляры, нажмите кнопку
- "Распечатать список". Все
содержимое буфера будет распечатано.
Чтобы очистить список (удалить из
буфера для печати), нажмите кнопку
-"Очистить список". Все
находящиеся в буфере формуляры будут удалены. |
Запуск форм комплектования
(инвентарная книга и др.) осуществляется ярлыком Формы комплектования.
Произведите выход из базы и запустите выходные формы.
Для печати выходных форм запустите
ярлык расположенный в папке ALIS 2000 - Комплектование и обработка - Выходные
формы.
Для правильной печати форм,
поставьте значок но To Print. Для предварительного просмотра оставьте значок
на Preview.
Выберите необходимую для печати
форму, при необходимости заполните ее либо выполните другие операции (выбор
документа и др.) и нажмете кнопку печати (OK или значок принтера).
|
Работа с документом - Аналитика.
|
В данном разделе рассмотрим наиболее важные этапы
при работе с аналитическим описанием - Статьи.
|
Прежде чем вы начнете ввод нового описания, произведите поиск в базе,
возможно похожее описание уже присутствует, тогда не надо будет его вводить
заново.
В левом верхнем углу выберите элемент для поиска и заполните
рядом стоящие поле. Поиск можно производить и при помощи других элементов
библиографического описания. В левой части окна расположены элементы, по
которым производится поиск в базе. Эти элементы можно заполнять вручную
двумя, тремя первыми буквами от полного названия или полностью ввести название
элемента. Также поисковые поля можно заполнять при помощи словарей для поиска
(словари формируются только по введенным описаниям), для этого напротив
поисковой строки нажмите ..После того, как вы завершите выбор поисковых элементов, убедитесь, что они находятся в нужных полях, нажмите кнопку , расположенную в правой нижней части
экрана. Если похожих документов в базе несколько, то нажимайте кнопку , для быстрого перехода к похожему по
поиску документу, проделайте тоже самое, пока не появится надпись в верхнем
правом углу об отсутствии похожего по поиску документа.Если искомый документ в базе не обнаружен, приступайте к созданию нового описания. В других случаях найденный документ можно откорректировать.
Словари для поиска
Введите две или три начальные буквы от полного названия и
нажмите кнопку Enter клавиатуры. Из предложенного совпадения выберите нужное,
наведя на него курсором мыши, и нажмите , выбранный элемент перенесется в поисковое
поле, далее нажмите , для завершения работы со списком. Либо
сразу нажмите эту кнопку, если вы решили отменить поиск по этому
списку.
|
После того, как вы произвели поиск
и в базе не оказалось похожего документа, выберите макет для описываемого
документа. Затем щелкните левой кнопкой мыши по значку
- "Новое описание". Раскроется
незаполненный, выбранный вами макет для ввода нового описания.
В случае, если было раскрыто
существующее описание, в рабочем листе раскрываются только заполненные поля,
их можно корректировать как при помощи справочников, так и вручную. В случае
раскрытия макета существующей записи раскрываются как заполненные, так и
незаполненные поля, открытые для редактирования. После того, как запись была
откорректирована, нажмите кнопку
- "Сохранить", для записи
изменений в базу.
Информацию по заполнению полей
смотрите в работе с комплектованием
и обработкой.
|